HUISHOUDELIJK REGLEMENT HUURDERSPLATFORMSEYST

HUISHOUDELIJK REGLEMENTvan de HuurdersPlatform Seyst .

Betreffende

A. de wijze van benoeming en ontslag van het bestuur van HuurdersPlatform Seyst
B. de taken van het bestuur
C. toetreding van leden tot Huurdersplatform Seyst
D. de rechten en verplichtingen van de leden
E. financiën van Huurdersplatform Seyst

 A. De wijze van benoeming en ontslag van het bestuur van Huurdersplatform Seyst

1. SAMENSTELLING EN BENOEMING VAN HET BESTUUR
a. Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste elf leden. Indien het aantal bestuursleden beneden de vijf is gedaald, blijft het bestuur bevoegd, onverminderd de verplichting voor het bestuur om zo spoedig mogelijk in de vacature te doen voorzien.
b. De bestuursleden worden door de algemene ledenvergadering benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar, in overeenstemming met een plaats in het rooster van aftreden; zij zijn terstond herkiesbaar, met dien verstande dat de totale aaneengesloten bestuurstermijn van het betreffende bestuurslid niet langer dan negen (9) jaar mag zijn.
c. De bestuursleden worden gekozen uit bewoners (zoals beschreven in de statuten) van Woongoed Zeist.
d. Het besluit tot benoeming wordt genomen in een algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden
e. Als bestuurslid kan niet worden benoemd

a. een kandidaat die is gehuwd casu quo een geregistreerd partnerschap is aangegaan of samenwoont met een bestuurslid, of die in de eerste of tweede graad verwant is aan een bestuurslid
b. een kandidaat die in dienst is van - of zakelijke belangen heeft bij woningcorporaties die hun werkgebied in Zeist hebben
c. een kandidaat die is gehuwd dan wel een geregistreerd partnerschap is aangegaan of samenwoont met een werknemer van Woongoed Zeist.

f. Jaarlijks treden tenminste twee bestuursleden af, volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt voor wat betreft de zittingsduur de plaats in van zijn of haar voorganger.

2. DAGELIJKS BESTUUR .

a. De voorzitter van het bestuur wordt door de algemene ledenvergadering in functie gekozen.

b. De overige functies van de bestuursleden, waaronder die van secretaris, penningmeester, en van de eventuele plaatsvervangers, worden door het bestuur verdeeld.

c. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon verenigd worden.

3. SCHORSING EN EINDE VAN HET BESTUURSLIDMAATSCHAP

a. Het bestuur en de ledenvergadering is bevoegd een bestuurslid te schorsen. Van het schriftelijke besluit tot schorsing, dat met redenen omkleed moet zijn, kan het bestuurslid binnen één maand na het besluit beroep aantekenen op de algemene ledenvergadering. Het beroep moet worden ingediend bij de voorzitter van het bestuur, en als deze geschorst is bij de secretaris.

b. Indien een geschorst bestuurslid niet tijdig of niet in beroep gaat bij de voorzitter, eindigt zijn of haar bestuurslidmaatschap na afloop van de beroepstermijn. De bestuursvoorzitter, of bij gebreke daarvan de secretaris informeert daaromtrent het geschorste bestuurslid, het bestuur en de algemene ledenvergadering in de eerstvolgende bijeenkomst.

c. Het bestuurslidmaatschap eindigt:

a. door het verstrijken van de zittingsduur

b. door bedanken;

c. door het einde van zijn van bewoner

d. door ontslag krachtens besluit van de algemene ledenvergadering.

e. Door overlijden

 
4. STEMRECHTVERHOUDINGEN.
De vereniging heeft de intentie om zoveel mogelijk bewoners van Woongoed Zeist te laten participeren in de vereniging en haar activiteiten.

Het bestuur van de vereniging zal meerdere stemmen voor de algemene ledenvergadering toe kunnen kennen aan haar leden, afhankelijk van de grootte van hun achterban, als vermeld in dit reglement (hoofdstuk C.)

 
5. VERTEGENWOORDIGING
De vereniging wordt uitsluitend in en buiten rechte vertegenwoordigd door het gehele bestuur en door twee gezamenlijk handelende bestuursleden. Deze twee bestuursleden zullen  de voorzitter en de secretaris zijn, tenzij de bijzondere omstandigheden van het geval zich daartegen verzetten, of wanneer er door het bestuur een speciale volmacht wordt gegeven aan een lid van de vereniging of een derde.
Ter zake het beheren en beschikken over financiën van de vereniging, zal mandaat worden gegeven aan de penningmeester tot een bedrag van 1500,-euro per overboeking .

B. taken van het bestuur

Het bestuur heeft onder meer als taak:

1. het behartigen of doen behartigen van de belangen van de huurders/ kopers en de leden in overleggen met Woongoed Zeist middels gevraagd of ongevraagd advies en het deelnemen in werkgroepen.

2. Organiseren van tenminste twee algemene ledenvergaderingen per jaar.

3. Het opstellen van een werkplan per jaar.

4. Het opstellen van een begroting en een jaarrekening

5. Het maken van een jaarverslag

6. Het organiseren van themabijeenkomsten voor de leden

7. Het onderhouden van een regelmatig contact met de leden om hierdoor in staat te zijn beleid en voorstellen aan Woongoed Zeist te doen, gebaseerd op de praktijk van alle dag.

8. Het informeren van de leden over relevante veranderingen in het beleid van Woongoed Zeist of nieuwe ontwikkelingen op het gebied van huisvesting of leefbaarheid.

9. Het uitgeven van een nieuwsbrief voor de leden en het digitaal verstrekken van informatie mogelijk via een website.

10. Het bevorderen van het zo duidelijk mogelijk informeren van bewoners over hun positie en mogelijkheden, via leden.

11. Het actief werven van leden door het stimuleren van het oprichten van bewonerscommissies in complexen waar dit tot nu toe niet het geval is, of het werven van een contactpersoon voor een bepaald complex.

C. De toetreding van leden tot Huurdersplatform Seyst

De vereniging heeft als uitgangspunt dat zij een zo groot mogelijk deel van de bewoners van het werkgebied van Woongoed Zeist vertegenwoordigd wil zien binnen haar ledenbestand, en dat een zo groot mogelijk aantal van hen participeert in de vereniging.
De vereniging wil geen onnodige administratieve belemmeringen opwerpen voor de toetreding tot het lidmaatschap van de vereniging.
De vereniging kan meerdere stemmen toekennen aan leden, afhankelijk van de grootte van hun achterban als volgt:

1 - 50 woningen
50 - 100 woningen
100 - 150 woningen
150 - 200 woningen
200 - 300 woningen
300 - 400 woningen
400 - 500 woningen
500 - 650 woningen
650 - 800 woningen
800 - 1000 woningen
1 stem
2 stemmen
3 stemmen
4 stemmen
5 stemmen
6 stemmen
7 stemmen
8 stemmen
9 stemmen
10 stemmen en daarna voor iedere 250 woningen één extra stem

Het lidmaatschap kan ontstaan als volgt:

Het bestuur kan vertegenwoordigingen van bewoners uitnodigen lid te worden van de vereniging. Ook kunnen vertegenwoordigingen zelf het lidmaatschap aanvragen bij het bestuur.

a. Het bestuur neemt de aanvraag in behandeling wanneer, na de uitnodiging of de aanvraag, voldoende gegevens zijn verstrekt, alles ter beoordeling van het bestuur;
b. De ontvangstbevestiging wordt verzonden, in het geval de aanvraag in behandeling wordt genomen;
c. Binnen vier maanden na de datum van de ontvangstbevestiging verzendt het bestuur een schriftelijke beslissing op de aanvraag;
d. De beslissing tot toelating vermeldt de ingangsdatum van het lidmaatschap en het aantal toegekende stemmen.

Bij niet toelating of bij niet- tijdige beslissing door het bestuur heeft de vertegenwoordiging, aanvrager of groep van aanvragers recht van beroep op de algemene ledenvergadering die
alsnog tot toelating kan besluiten.
Aangezien meerdere natuurlijke personen niet gezamenlijk lid kunnen zijn wordt een bewonerscommissie als groep van natuurlijke personen gezien als een informele vereniging.

Bij toelating als lid wordt vastgesteld welk complex of gedeelte van het complex door het betreffende lid wordt vertegenwoordigd.
Waar hierna sprake is van “complex” wordt ook een gedeelte van een complex daaronder begrepen.

D. De rechten en de verplichtingen van de leden

De leden van de vereniging, zijnde een libewonerscommissie ofwel een contactpersoon hebben als taak:

a. Het behartigen van de belangen van bewoners in het complex middels overleg met Woongoed Zeist en de vereniging;

b. Het beoordelen van de servicekosten van het complex

c. Het adviseren over het beheer en de leefbaarheid van het complex;

d. Het afleggen van verantwoording aan bewoners over de werkzaamheden in dat jaar, middels een nieuwsbrief of bewonersvergadering;

e. Het opstellen van een begroting, jaarrekening en zo mogelijk een werkplan;

f. Het raadplegen van bewoners bij zaken die voor hen van zwaar wegend belang zijn, zoals opknapbeurten, sloop en nieuwbouw;

g. Het op peil houden van kennis en informatie betreffende huisvesting en leefbaarheid op het niveau van het complex;

h. Het informeren van de bewoners in het complex, middels een periodieke (nieuws)brief;

i. Het bezoeken van ledenvergaderingen en themabijeenkomsten van de vereniging;

j. Het informeren van de vereniging van relevante ontwikkelingen in het complex die van belang zijn voor het behartigen van de belangen van de bewoners.

Bovenstaande taken kunnen al dan niet in overleg met – of met hulp van de vereniging worden uitgeoefend.

Een contactpersoon zal zijn of haar taken altijd in overleg met en onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging uitvoeren.

BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

De leden hebben de bevoegdheid om namens de vereniging vorenstaande taken uit te voeren. Indien een lid, na daartoe door het bestuur van de vereniging te zijn aangesproken, aantoonbaar in gebreke blijft bij het uitvoeren van de taken, de belangen van de door hem/ haar vertegenwoordigde bewoners op aantoonbaar slechte wijze behartigt of zelfs schaadt, kan het bestuur het lidmaatschap, en daarmee de vertegenwoordiging opzeggen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 lid sub c van de statuten van de vereniging.

 

E. Financiën van de vereniging

De financiële middelen van de vereniging bestaan uit:
a. ondersteunende bijdragen van Woongoed Zeist
b. subsidies
c. renten en tegoeden
d. eventuele andere baten.
De middelen zullen door de vereniging worden besteed overeenkomstig de geldende met Woongoed Zeist gesloten samenwerkingsovereenkomst.

De vereniging gaat bij de verdeling van haar middelen onder haar vertegenwoordigingen

(bewonerscommissies en/ of contactpersonen) uit van de volgende

uitgangspunten:
Bewonerscommissies en contactpersonen ontvangen een jaarlijks bedrag op basis van een staffel. Deze staffel heeft de volgende uitgangspunten:

a. Iedere commissie of contactpersoon ontvangt een vast bedrag, ongeacht het aantal woningen dat het vertegenwoordigt
b. Hiernaast ontvang iedere commissie of contactpersoon een bedrag per woning. Jaarlijks wordt de staffel en de bijbehorende bedragen door de Algemene  Ledenvergadering bij de vaststelling van de begroting vastgesteld.
c. Naast de jaarlijkse bijdrage kan een vertegenwoordiging een verzoek indienen door een extra bijdrage op basis van een ingediende begroting. Uitgangspunt   daarbij is dat deze bijdrage gelimiteerd is en gebaseerd op bepaalde overwegingen en criteria, en in geval van directe financiële steun op een degelijke begroting en afrekening of verantwoording.

Iedere vertegenwoordiging legt jaarlijks middels een aan de vereniging te overleggen administratie rekening en verantwoording af over de door de vertegenwoordiging bestede middelen.
De vereniging kan ook tussentijds rekening en verantwoording verlangen.
Indien blijkt dat een bewonerscommissie en/of contactpersoon de aan haar verstrekte middelen niet volledig heeft besteed, zal het overschot verrekend worden met de begroting of de maximale bijdrage van het volgende jaar of teruggestort worden naar de vereniging.

Indien en zodra het Huurdersplatform van mening is dat een vertegenwoordiging op apert onvoldoende wijze haar achterban vertegenwoordigt, zoals ook vermeld onder C en D. is zij bevoegd om betalingen aan de betreffende vertegenwoordiging met onmiddellijke ingang stop te zetten.

Zeist, oktober 2017

Deze tekst van het reglement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 25 oktober 2017 

_DSC4504